Come organizzare l'inserimento dei nuovi dipendenti, evitare gli errori più comuni e accelerare lo sviluppo delle competenze.
Assumere una nuova persona è un investimento per qualsiasi azienda. Ma tra la firma del contratto e il momento in cui il nuovo collaboratore riesce a svolgere efficacemente le proprie attività può trascorrere un periodo più o meno lungo.
Nel frattempo, qualcuno deve spiegargli le procedure, rispondere alle sue domande, correggere eventuali errori e accompagnarlo nella conoscenza dell'organizzazione.
Quanto tempo serve realmente prima che un nuovo assunto diventi autonomo?
Non esiste una risposta valida per tutti. Dipende dall'esperienza del lavoratore, dalla complessità delle mansioni, dall'organizzazione aziendale e, soprattutto, da come viene gestito il suo inserimento.
Una cosa però è certa: lasciare che una persona impari esclusivamente attraverso tentativi ed errori non è sempre la soluzione più efficiente.
L'autonomia non arriva automaticamente con il passare del tempo
Immaginiamo due aziende che assumono un nuovo impiegato amministrativo.
Nella prima, il dipendente viene affiancato da un collega che, tra un'attività e l'altra, cerca di spiegargli come funzionano i programmi e le procedure.
Nella seconda, l'azienda ha individuato le competenze necessarie, predisposto istruzioni operative e organizzato un percorso di affiancamento con verifiche periodiche.
Entrambe le aziende stanno formando il nuovo dipendente, ma lo stanno facendo in modo molto diverso.
Nel secondo caso, il percorso è più strutturato e consente di individuare tempestivamente eventuali difficoltà.
Il punto non è semplicemente quanto tempo impiega una persona a imparare, ma quanto efficacemente l'azienda la mette nelle condizioni di farlo.
Prima di tutto: la formazione obbligatoria sulla sicurezza
Quando entra un nuovo dipendente, uno dei primi aspetti da verificare riguarda la formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
L'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 ha aggiornato la disciplina della formazione obbligatoria, superando il precedente termine generale di 60 giorni per completare la formazione iniziale.
La formazione necessaria deve essere assicurata prima dell'adibizione alle attività lavorative interessate, secondo quanto previsto dalla normativa.
Questo non significa necessariamente che ogni neoassunto debba ripetere tutti i corsi.
Se il lavoratore possiede attestati conseguiti durante precedenti esperienze lavorative, l'azienda deve verificarne validità, aggiornamento e coerenza con i rischi della nuova mansione.
La formazione può essere svolta anche online?
Sì, dove la normativa lo consente.
Ad esempio, la formazione generale dei lavoratori, della durata di 4 ore, può essere erogata in modalità e-learning, cioè in FAD asincrona.
Anche la formazione specifica per il rischio basso, della durata di 4 ore, può essere svolta in e-learning nei casi consentiti dall'Accordo, tenendo conto delle effettive mansioni e dei rischi presenti.
Il vantaggio è evidente: il lavoratore può seguire il percorso con maggiore flessibilità, senza dover necessariamente partecipare a una lezione in diretta.
Naturalmente, la piattaforma e il percorso devono rispettare tutti i requisiti previsti dalla normativa.
Tebaldi Consulting organizza corsi di formazione sulla sicurezza, anche in FAD asincrona quando consentito, aiutando le aziende a individuare il percorso appropriato per i nuovi assunti.
Un lavoratore esperto e un apprendista non partono dallo stesso punto
Non tutti i nuovi assunti possono essere valutati con gli stessi criteri.
Un impiegato con dieci anni di esperienza potrebbe conoscere perfettamente il proprio lavoro, ma aver bisogno di imparare a utilizzare il gestionale aziendale o comprendere le procedure interne.
Un giovane alla prima esperienza, invece, potrebbe dover acquisire gran parte delle competenze necessarie per svolgere la mansione.
Una situazione particolare è rappresentata dall'apprendistato.
L'apprendistato è prima di tutto un percorso formativo
Il contratto di apprendistato ha una specifica finalità formativa.
L'apprendista viene inserito in azienda per lavorare e acquisire progressivamente competenze professionali, attraverso un percorso definito e con il supporto delle figure previste.
Non sarebbe quindi corretto aspettarsi che possieda fin dall'inizio la stessa autonomia di un lavoratore esperto.
Questo non significa che debba essere costantemente assistito: l'autonomia deve crescere progressivamente, in relazione alle competenze acquisite e alle attività assegnate.
L'azienda deve inoltre rispettare gli obblighi formativi previsti dalla normativa, dal contratto applicato e dalle disposizioni regionali.
Per le aziende aderenti, EPAR mette a disposizione servizi e percorsi dedicati alla formazione degli apprendisti, secondo le condizioni applicabili.
Verificare tempestivamente tali opportunità permette di organizzare il percorso formativo senza accumulare adempimenti e attività negli ultimi mesi.
Cinque accorgimenti per rendere più efficace l'inserimento
1. Definire cosa il nuovo assunto deve imparare
Prima dell'ingresso, può essere utile individuare le principali attività che il lavoratore dovrà svolgere e le competenze necessarie.
Non serve predisporre un documento complesso: spesso è sufficiente un elenco delle attività fondamentali, distinguendo quelle che il dipendente conosce già da quelle che deve imparare.
2. Individuare una persona di riferimento
Affiancare un nuovo assunto non dovrebbe significare interrompere casualmente il lavoro dei colleghi ogni volta che emerge un dubbio.
È preferibile individuare una persona di riferimento che possa organizzare le spiegazioni, rispondere alle domande e verificare i progressi.
Il tempo dedicato all'affiancamento deve essere previsto nell'organizzazione delle attività.
3. Passare gradualmente dalla spiegazione alla pratica
Ascoltare una spiegazione non significa necessariamente saper svolgere un'attività.
Per imparare a utilizzare un software, gestire una procedura o eseguire una lavorazione, è spesso necessario esercitarsi direttamente, ricevendo indicazioni e riscontri.
Una progressione utile può essere:
- Osservare come viene svolta l'attività.
- Eseguirla con il supporto di un collega esperto.
- Ripeterla con una supervisione progressivamente minore.
- Svolgerla autonomamente, quando competenze e condizioni di sicurezza lo consentono.
Questo approccio può essere integrato con percorsi strutturati di formazione sul lavoro, compreso il training on the job.
4. Preparare istruzioni semplici e facilmente consultabili
Quante volte un nuovo dipendente deve chiedere informazioni già ricevute perché non ricorda un passaggio?
Una checklist, una procedura sintetica o un breve video possono ridurre la necessità di ripetere continuamente le stesse spiegazioni.
Non occorre documentare ogni dettaglio dell'attività aziendale. Conviene partire dalle operazioni più importanti e dagli errori più frequenti.
5. Verificare i progressi senza aspettare che emergano problemi
Dopo le prime settimane può essere utile confrontarsi con il nuovo collaboratore.
Quali attività riesce a svolgere? Dove incontra difficoltà? Quali strumenti non conosce ancora? Quali spiegazioni sono state poco chiare?
Queste verifiche consentono di correggere il percorso di inserimento e individuare eventuali ulteriori esigenze formative.
Quanto costa un inserimento gestito male?
Il costo di un nuovo assunto non coincide soltanto con la sua retribuzione.
Durante l'inserimento, l'azienda sostiene anche costi indiretti: ore di affiancamento, tempo dedicato alle spiegazioni, verifiche, eventuali errori e minore produttività iniziale.
Sono costi in parte fisiologici, soprattutto quando il lavoratore deve acquisire competenze nuove.
Il problema nasce quando il processo è poco organizzato e gli stessi interventi devono essere ripetuti inutilmente.
Immaginiamo che due colleghi dedichino complessivamente cinque ore alla settimana a risolvere difficoltà che potrebbero essere affrontate attraverso istruzioni più chiare e un affiancamento programmato.
In otto settimane si accumulano quaranta ore di lavoro.
Non tutte queste ore sarebbero necessariamente eliminabili, ma l'esempio mostra perché organizzare l'inserimento significa anche utilizzare meglio il tempo delle persone già presenti in azienda.
Quando conviene organizzare un percorso di formazione?
Non tutte le difficoltà di un nuovo assunto richiedono un corso.
Se manca una procedura, bisogna definirla. Se il gestionale è inadeguato, occorre intervenire sullo strumento. Se nessuno ha il tempo di spiegare un'attività, bisogna ripensare l'organizzazione dell'affiancamento.
Ma quando il nuovo dipendente deve acquisire competenze tecniche, digitali, amministrative, commerciali o organizzative, un percorso formativo strutturato può contribuire a renderne più efficace l'inserimento.
La formazione può essere organizzata in aula, in videoconferenza oppure direttamente sul lavoro, scegliendo la modalità più appropriata rispetto agli obiettivi e alle regole applicabili.
Inoltre, alcuni percorsi destinati ai dipendenti possono essere finanziati attraverso i Fondi Interprofessionali, previa verifica dei requisiti e delle opportunità disponibili.
Tebaldi Consulting affianca le imprese nell'individuazione dei fabbisogni formativi, nella progettazione e nella gestione dei percorsi, anche finanziati.
In conclusione: l'obiettivo non è imparare in fretta, ma imparare bene
Un nuovo assunto rappresenta una possibilità di crescita per l'azienda, ma il suo inserimento richiede attenzione, organizzazione e tempo.
Non esiste un numero di giorni universalmente valido per raggiungere l'autonomia.
Un lavoratore esperto, un giovane alla prima esperienza e un apprendista hanno esigenze differenti.
Quello che ogni azienda può fare è evitare che l'apprendimento venga lasciato completamente al caso.
Definire le competenze, organizzare l'affiancamento e verificare i progressi significa creare le condizioni perché il nuovo dipendente possa contribuire efficacemente all'attività aziendale.
E quando servono nuove competenze, vale la pena verificare quali percorsi formativi possono essere organizzati e quali opportunità di finanziamento sono disponibili.
Tebaldi Consulting può aiutarti a individuare la soluzione formativa più adatta alla tua azienda.